Asiakas– ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste
Tämä Mediabot Oy:n ja Aluepro Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste on laadittu Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetuksen (679/2016) vaatimusten mukaisesti. Tietosuojaseloste antaa kattavaa tietoa henkilötietojen käsittelystä asiakkaillemme, sekä potentiaalisille asiakkaille, joille lähetämme markkinointimateriaalia ja muuta viestintää palveluista ja tuotteistamme. Aluepro Oy on Mediabot Oy:n kokonaan 100% omistama tytäryhtiö, joka tuottaa koulutuspalveluita.
Tietojenkäsittelyn tarkoituksena voi myös olla samaan konserniin kuuluvien yritysten liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen, markkinointi, myynti, palveluiden ylläpito ja kehitys, laadunvarmistus, suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset.
Edellä mainitut henkilötietojen käsittelyt perustuvat yhtiön oikeutettuun etuun tiedottaa liiketoiminnastaan ja kehittää liiketoimintaansa, ja sitä kautta tarjoamaan palveluidensa käyttäjille entistä parempaa palvelua. Käsittelemällä henkilötietoja pyrimme myös parantamaan ja varmistamaan palveluidemme turvallisuuden, riskienhallinnan ja väärinkäytösten estämisen sekä selvittämisen. Nämä perustuvat lakisääteiseen velvollisuuteemme.
Mikäli sinulla herää kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, pyydämme ottamaan yhteyttä meihin alla ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.
Rekisterinpitäjä
Aluepro Oy / Tietosuoja
Koulutie 6 74300 Sonkajärvi
Tai sähköpostitse asiakaspalvelu(ät)aluepro.fi
www.aluepro.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän palveluihin liittyviin tarkoituksiin, tutkimustoimintaan, sekä rekisterinpitäjän ja/tai sen yhteistyökumppaneiden mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin suuntaamiseen asiakastietojen perusteella rekisterinpitäjän viestimien ja palvelujen kautta.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Rekisterinpitäjän lakisääteisiä velvoitteita ovat esimerkiksi laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvä henkilötietojen käsittely.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys muodostuu mm. silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen toiminnan yhteydessä.
Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita.
Rekisterinpitäjän sähköistä suoramarkkinointia lähetetään sellaisille rekisteröidyille, jotka ovat antaneet vapaaehtoisen suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin. Kun rekisteröityä pyydetään antamaan suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin, hänelle kerrotaan samalla, että suostumuksen peruuttaminen on mahdollista helposti ja milloin tahansa. Lisäksi suoramarkkinointia ja muuta sähköistä viestintää voidaan lähettää sellaisille rekisterinpitäjän potentiaalisille asiakkaille, joiden osalta rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavilla tuotteilla tai palveluilla on olennainen liityntä potentiaalisen asiakkaan vastuualueeseen tai työtehtäviin.
Markkinointiviestien tilaamisen voi peruuttaa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tai klikkaamalla jokaisen markkinointiviestin yhteydessä olevaa kieltomahdollisuutta (”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe” -toiminto), jolloin rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterinpitäjän sähköisen suoramarkkinoinnin tilaajalistalta.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, edellä mainittujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja:
– Nimi
– Sähköpostiosoite
– Matkapuhelinnumero
– Organisaatio ja asema
– Organisaation toimialaa
– Organisaation osoitetiedot
????
Tietojen kerääminen
Henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa henkilön suhde yritykseen. Henkilö voi olla asiakas, uutiskirjeen tilaaja tai suoramarkkinoinnin postituslistalla oleva. Mediabot Oy kerää myös analytiikkaa verkkosivustolla kävijöistä ja kohdentaa kävijätietojen perusteella mainontaa sosiaalisen median kanavissa. Henkilö voi kuulua edellä mainituista henkilötietoryhmistä yhteen tai useampaan ryhmään samanaikaisesti. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät lisätiedot löytyvät tästä alapuolelta:
Asiakkaat ja asiakkaidemme edustajat ja yhteyshenkilöt
Tähän ryhmään kuuluvat asiakkaan tunnistamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, jotka ovat vähintään sähköpostiosoite ja nimi. Lisäksi tiedossa saattaa olla osoite, puhelinnumero, yritystiedot, toimenkuva ja muita asiakkaan mahdollisesti Mediabot Oy toimittamia tietoja.
Asiakkuuteen liittyvät tiedot kerätään pääosin suoraan asiakkaalta itseltään asiakaspalvelutilanteessa tai asiakas luovuttaa tiedot keskustelun, verkkolomakkeen tai sähköpostin välityksellä. Kuluttaja-asiakkailta voidaan isompien tilausten yhteydessä pyytää myös henkilötunnus, mikäli hänestä tulee laskutusasiakas. Tämä tieto vaaditaan luottokelpoisuuden varmistamiseksi ja tietojen lähde on pääsääntöisesti Suomen Asiakastieto.
Tietoja kerätään myös julkisista lähteistä, kuten sosiaalisesta mediastam yritysten nettisivuilta ja yritysrekistereistä. Tietojen keräämiseen käytetään esimerkiksi YTJ:n ja PRH:n rekistereitä sopimuksen allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeuden varmistamiseksi.
Asiakkaiden tietoja käytetään yhteydenpitoon joko palveluiden tarjoamiseksi tai tuottamiseksi. Tietojen käsittelyn perusteena on siis aina joko sopimus tai välittömästi sopimuksen valmisteluun liittyvät toimet. Sopimusten lisäksi toimintaan liittyy lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella käsitellään henkilötietoja. Esimerkkejä näistä velvoitteista on mm. kirjanpitolainsäädäntö ja yksityistä turvallisuusalaa koskeva lainsäädäntö.
Henkilötietoja säilytetään sopimussuhteen ajan ja kahden vuoden ajan sopimuksen päättymisestä mahdollisten valitusten tai korjauspyyntöjen käsittelemiseksi, ellei lainsäädännössä toisin vaadita.
Henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin johtuen tietojärjestelmien ylläpidosta sellaisilla palvelutoimittajilla kuten Microsoft. Siirroissa Yhdysvaltoihin Microsoftin M365 ympäristön ja Mailchimpin (Intuit Inc.) uutiskirjeiden osalta käytämme siirtomekanismina komission tekemää tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä silloin, koska yritykset kuuluvat EU-US tietosuojakehyksen piiriin.
Uutiskirjeen tilaajat ja markkinointiviestinnän vastaanottajat
Tähän ryhmään kuuluvien henkilöiden tunnistamiseen ja yhteydenpitoon käytetään vähintään sähköpostiosoitetta. Lisäksi Mediabot Oy :llä saattaa olla tallennettuna uutiskirjeen tilaajien ja markkinointiviestinnän vastaanottajien osoite, puhelinnumero, yritystiedot, toimenkuva ja muita tilaajan tai vastaanottajan mahdollisesti Mediabot Oy :lle toimittamia tietoja.
Tietoja markkinointiviestintää varten kerätään esimerkiksi keskustelun, verkkolomakkeen tai sähköpostin välityksellä, uutiskirjeen tilauksen yhteydessä tai julkisista lähteistä.
Julkisia lähteitä ovat esimerkiksi yritysten www-sivut ja yritysrekisterit. Mediabot Oy voi myös ostaa tietoja markkinatutkimuksia tekeviltä organisaatioilta, joille vastaanottaja on luovuttanut tietonsa tätä tarkoitusta varten.
Tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Oikeutettu etu on elinkeinon harjoittaminen ja suoramarkkinoinnin toteuttaminen sen mahdollistamiseksi. Mediabot Oy on tehnyt tasapainotestin oikeutetun edun käyttämisestä henkilötietojen käsittelyn perusteena, minkä tuloksena on todettu, ettei se aiheuta kohtuuttomia seurauksia rekisteröidylle. Rekisteröity voi vastustaa tietojensa käsittelyä koska tahansa. Lisätietoja tasapainotestistä löytyy täältä.
Tietoja käsitellään myös suostumuksen perusteella, kuten esimerkiksi henkilön tilatessa Mediabot Oy :n uutiskirjettä. Tietoja käsitellään suostumuksen mittaisen ajan. Uutiskirjeen tilaaja voi koska tahansa peruuttaa suostumuksen joko suoraan markkinointiviesteissä mukana toimitettavan linkin kautta tai olemalla yhteydessä Mediabot Oy :n henkilökuntaan, millä tahansa muulla tavalla.
Uutiskirjeen peruuttaminen lopettaa markkinointiviestinnän, mutta sähköpostiosoite jää talteen, jotta markkinointikielto osataan kohdistaa oikeaan sähköpostiosoitteeseen. Vastaanottaja voi halutessaan pyytää sähköpostiosoitteensa poistamista kokonaan, mutta silloin markkinointikieltoa ei voida jatkossa varmasti kohdistaa kyseiseen osoitteeseen.
Uutiskirjeen tilaajien yhteystiedot tallennetaan Mailchimpiin, joka on Mediabot Oy :llä käytössä oleva uutiskirjetyökalu. Mailchimp kerää käyttäjistä myös uutiskirjeiden linkkien avaamiseen liittyvää analytiikkaa. Mailchimpin analytiikasta nähdään; kuka on avannut uutiskirjeen, koska ja kuinka monta kertaa uutiskirje on avattu ja mitä linkkejä vastaanottaja on uutiskirjeissä klikannut. Tietoja käytetään markkinoinnin vaikuttavuuden seurantaan ja kehittämiseen. Klikkauksista päätellään esimerkiksi vastaanottajien kiinnostusta Mediabot Oy :n viestintää ja palveluita kohtaan.
Henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin johtuen siitä, että Mailchimp on Yhdysvaltalaisen yhtiön Intuit Inc:in tuote. Siirroissa Yhdysvaltoihin käytämme mekanismina komission tekemää tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, koska Intuit Inc. kuuluu EU-US tietosuojakehyksen piiriin. Mailchimpissä ei kuitenkaan ole muita tietoja kuin henkilöiden sähköiset yhteystiedot yrityksiin, joiden edustajia he ovat ja silloin, kun edustajuus liittyy henkilön työtehtäviin. Myös uutiskirjeen tilanneet ja siihen suostumuksen antaneet kuuluvat näihin henkilöihin.
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu seuraavista tietolähteistä:
– suoraan rekisteröidyltä itseltään
– julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (mm Sosiaalinen media, internet ja kaupparekisteri)
– rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden lähteistä (Asiakastieto Oy ja Alma Media Oy)
– rekisteröidyn työnantajan edustajalta
Henkilötiedot kerätään pääasiassa henkilöltä itseltään. Tiedot saadaan verkkosivuilta (yhteydenotto- ja ilmoittautumislomakkeet ym.
Muita tietolähteitä ovat erilaiset asiakaskontaktit, kuten messut, tapahtumat, henkilökohtainen myyntityö, kilpailut jne.
Asiakasta informoidaan tietoja kysyttäessä aina erikseen yhteystietojen mahdollisesta käytöstä markkinointitarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan ostaa
markkinointikäyttöön myös ulkopuolisista rekistereistä mm. Asiakastieto Oy ja AlmaTalent Oy.
Verkkokoulutusten tietolähteet
Käytämme verkkokoulutuksissamme seuraavia kokous- ja videokokousjärjestelmiä:
Zoom ja Teams-kokous
Verkkokokoukset ja -koulutukset tallennetaan ja ne ovat jälkikäteen katsottavissa, mikäli luennoitsijalta on saatu suostumus tallenteiden jakamiseen. Liittymällä mukaan Teams-kokoukseen osallistuja antaa suostumuksensa kokouksen tallentamiseen. Tallenteelle voivat päätyä seuraavat tiedot osallistujasta:
- Nimi, jota osallistuja käyttää
- Profiilikuva, mikäli sellaisen on asettanut
- Videokuva, mikäli osallistuja pitää web- tai videokameraa päällä
- Ääni, mikäli osallistuja pitää mikrofonia päällä
- Chat tai muu kirjallinen keskustelu ei päädy tallenteelle, ellei luennoitsija tai muu osallistuja nosta sitä suullisesti esille. Osallistuja, joka ei halua edellä mainittuja tietoja tallennettavaksi, ei voi osallistua kokoukseen.
Yksityisyyden suojan takia on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, mitä webkameran taustalla näkyy sekä varmistua siitä, että mikrofoni on suljettu silloin kun ei halua muiden kuulevan. Webkameran voi pitää koko kokouksen ajan pois päältä, samoin mikrofonin.
Lisätietoja Microsoft 365 -pilvipalvelujen (esim. Teams) tietosuojasta löydät täältä: https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacy
Henkilötietojen vastaanottajat
Rekisterinpitäjä voi tietosuojalainsäädäntöä noudattaen tarvittavilta osin luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen, kuten koulutukseen osallistuvan henkilön tiedot koulutuksen järjestävälle taholle. Rekisterinpitäjä ei vastaa näiden yhteistyökumppaneiden suorittamasta henkilötietojen käsittelystä, vaan yhteistyökumppanit vastaavat itse näiden henkilötietojen käsittelystä rekisterinpitäjinä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Rekisterinpitäjä ei muutoin lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi mikäli viranomaiset lainmukaisesti niin edellyttävät tai pakottavan lainsäädännön niin vaatiessa tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Edellä sanotusta huolimatta rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa teknisen toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajien välisen, sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämän tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Palveluntarjoajat käsittelevät rekisterinpitäjän vastuulla olevia henkilötietoja rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Olemme vastuussa palveluntarjoajien meidän puolesta suorittamasta henkilötietojen käsittelystä suhteessa rekisteröityyn kuin omasta toiminnastamme.
Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mahdolliset henkilötietojen siirrot toteutetaan aina soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Rekisterinpitäjän käsittelytoimintaan sovellettavista laeista ja asetuksista voi johtua, että henkilötietojasi koskee lakisääteinen säilytysvelvoite, jolloin säilytämme henkilötietojasi tällaisen lain vaatiman ajan ja vain siltä osin kuin on välttämätöntä.
Lähtökohtaisesti mikäli rekisterinpitäjällä ei ole ollut kontaktia rekisteröityyn viimeisen kahden vuoden aikana, henkilötiedot poistetaan tällöin järjestelmistä. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista milloin tahansa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Oikeus peruuttaa suostumus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016, ”Tietosuoja-asetus”) 7 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin
Tietosuoja-asetuksen 15 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy tietoihin sekä tietyt kyseisessä artiklassa tarkemmin säädetyt tiedot henkilötietojen käsittelyä koskien.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Tietosuoja-asetuksen 16 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.
Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että jokin kyseisessä artiklassa säädetyistä perusteista täyttyy.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, edellyttäen että jokin kyseisessä artiklassa säädetyistä perusteista täyttyy.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Tietosuoja-asetuksen 20 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Kun rekisteröity käyttää edellä kuvattua oikeuttaan siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, hänellä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
Vastustamisoikeus
Tietosuoja-asetuksen 21 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuihin etuihin, kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
Rekisteröity voi käyttää vastustamisoikeuttaan teknisiä ominaisuuksia hyödyntäen tietoyhteiskunnan palvelujen käyttämisen yhteydessä.
Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna
Tietosuoja-asetuksen 22 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Kyseistä oikeutta ei kutienkaan sovelleta mm. silloin, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten taikka jos se perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen.
Rekisteröidyn käyttäessä tätä oikeuttaan rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi; tämä koskee vähintään oikeutta vaatia, että tiedot käsittelee rekisterinpitäjän puolesta luonnollinen henkilö, sekä oikeutta esittää kantansa ja riitauttaa päätös.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity katsoo rekisterinpitäjän rikkovan henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta annettua, sovellettavaa lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisterinpitäjän velvollisuudet rekisteröityjen oikeuksien johdosta
Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidyille tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty 15-22 artiklan nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Henkilötietojen toimittaminen rekisterinpitäjälle
Kohdassa 4 lueteltujen henkilötietoryhmien toimittaminen rekisterinpitäjälle on tarpeellista rekisterinpitäjän tarjoamien tuotteiden tai palveluiden käyttämiseksi, kuten koulutuksiin osallistumiseksi.
Rekisteröidyn ei ole sinänsä pakko toimittaa henkilötietojaan rekisterinpitäjälle, joskin henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi hankaloittaa tai estää rekisteröityä käyttämästä rekisterinpitäjän tarjoamia tuotteita tai palveluita.
Henkilötietojen käsittely ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei käytä automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana henkilötietojen käsittelytoimintaa.
Personoitujen mainosten ja sisällön näyttäminen, mainonnan ja sisällön mittaus, käyttäjäymmärrys sekä tuotekehitys
Mainos- ja sisältöprofiileihin voidaan kerätä tietoja kohdentamisen ja personoinnin parantamiseksi. Mainoksia voidaan kohdentaa ja sisältöä personoida profiilin perusteella. Mainonnan ja sisällön tehokkuutta voidaan mitata. Markkinatutkimusten avulla voidaan lisätä ymmärrystä yleisöistä, jotka käyvät verkkosivustoilla tai käyttävät sovelluksia. Tietoja voidaan käyttää myös käyttäjäkokemuksen, järjestelmien ja ohjelmistojen kehityksessä.
Henkilötietojen jatkokäsittely
Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelisi henkilötietoja edelleen muihin tarkoituksiin, rekisterinpitäjän tietosuojalain säädännön mukaisena velvollisuutena on ilmoittaa rekisteröidyille ennen jatkokäsittelyä tällaisesta tarkoituksesta. Tällöin rekisterinpitäjän on annettava myös kaikki asiaan kuuluvat lisätiedot.
Yleinen kuvaus rekisterinpitäjän asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Asiakasrekisteriin on annettu pääsyoikeus vain sellaisille rekisterinpitäjän asiakkuudenhallinta- ja myyntitoiminnossa työskenteleville nimetyille työntekijöille, jotka ovat allekirjoittaneet asianmukaiset salassapitositoumukset.
Rekisterinpitäjä on antanut työntekijöilleen sitovia kirjallisia ohjeita ja määräyksiä henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien, joita työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan.
Tietojärjestelmien tietoturva on järjestetty asianmukaisesti mm. salauksin ja teknisin rajoituksin.
Rekisterinpitäjä tarkastaa henkilötietojen käsittelytoimintonsa ja niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin ja mm. arvioi henkilötietojen käsittelytoimintaan sisältyvät riskit esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.
