Vaikka mennään vauhdilla sähköiseen maailmaan, ei vanhoista papereista pääse eroon yhdessä yössä. Ne pitää säilyttää oikein: pahvikotelot, suoja pölyltä ja kosteudelta, ja haittaeläimet pois pelistä.
Sähköinen arkistointi ei ole pelkkää PDF:n tallentamista. Kyse on koko tiedon elinkaaresta: mitä järjestelmiä meillä on, mitä tietoa niissä on ja miten kauan sitä pitää säilyttää. Tämä tarkoittaa inventointia – ilman sitä ei ole selkeää kuvaa.
Lainsäädäntö ohjaa meitä vahvasti: kansallisarkisto, tiedonhallintalaki, tietosuoja ja sopimusoikeus. Jokaisen pitää tietää omat velvoitteensa ja säilytysajat. Metatieto on avain – kun järjestelmä tallentaa automaattisesti kuka teki, milloin ja miksi, ollaan jo pitkällä.
Ja muistetaan: paperi säilyy, jos sitä ei hävitetä. Sähköinen katoaa, jos sitä ei säilytetä.
Jarkon 5 kovaa vinkkiä sähköiseen arkistointiin
-
Inventoi järjestelmät ja tieto
Tiedä tarkalleen mitä järjestelmiä teillä on ja mitä tietoa niissä pyörii. Arvaukset eivät riitä. -
Määritä säilytysajat ja -perusteet
GDPR, kansallisarkisto, sopimusoikeus… selvitä mitä laki sanoo ja noudata sitä. -
Kunnosta metatiedot
Huolehdi, että järjestelmät kirjaavat automaattisesti kuka teki, milloin ja mitä. -
Varmista käytettävyys pitkällä aikavälillä
Valitse formaatit ja ratkaisut, joilla tieto on käytettävissä vielä vuosien päästä. -
Huolehdi kyberturvasta ja varautumisesta
Varaudu poikkeusoloihin – älä luota pelkkään paperiin, kysy vaikka ukrainalaisilta miksi.
Jarkko Koivuniemi