Tiedonhallinnan perusteet – Arkistointisuunnitelma ja tietosuojalainsäädännön merkitys
Tiedonhallinta ja arkistointi ts asiakirjojen säilyttäminen on organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Asiakirjojen säilyttäminen tarkoittaa yleensä lain velvoitteiden noudattamista. Toisaalta arkistointi ja säilyttäminen sisältyy tiedolla johtamisen kulttuuriin. Mitä tehtiin tai mitä ei tehty?
Arkistointi tuntuu olevan ongelma monessa yrityksessä. Aina ei tiedetä, mitä pitää arkistoida ja kuinka kauan, joten arkistoidaan kaikki ja säilytetään asiakirjoja liian pitkiä aikoja. Organisaation tulisi laatia ohje, joka helpottaa arkistoon sisällytettävien asiakirjojen käyttöä, ylläpitoa ja hallintaa. Tätä kutsutaan arkistointisuunnitelmaksi. Sähköisen tiedon osalta puhutaan tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS), joka koskee järjestelmissä olevaa sähköistä tietoa.
Koulutus on hyväksi erityisesti HR-, talous- ja palkanlaskenta henkilöstölle. Koulutus soveltuu erinomaisesti myös muiden yksiköiden asiakirjahallinnon vastaaville esim. mitä tehdä myynnin ja markkinoinnin datalle eri järjestelmissä? Organisaation on tiedettävä asiakirjojen ja tiedon säilyttämisen vaatimukset!
Sisältö:
Arkistointisuunnitelman tavoitteet ja prosessit
Asiakirjojen arkistointi
- Miksi esim. hallinnon asiakirjoja arkistoidaan?
- Asiakirjahallinnan prosessit ja tavoitteet
- Arkistoitavat hallinnon asiakirjat
- Paperiset asiakirjat vs tietojärjestelmät
- Elinkaaren hallinta, miten arkistoidaan?
Arkistointiin liittyvät säädökset
- Lait ja asiakirjastandardit
- Asiakirjavaatimukset
Tietosuojan merkitys
- Asiakirjat ja tietosuojalainsäädännön merkitys
- Elinkaaren alku, tiedon kerääminen
- Tietojen käsittely elinkaaren lopussa
- Eri asiakirjojen mm lokien elinkaari
- Velvoitteet
Eri asiakirjojen säilytystavat ja –ajat
- Eri asiakirjojen elinkaaret eri toimialoilla tai yksiköissä
- Taloushallinto
- Henkilöstöhallinto
- Myynti & markkinointi
- Esimerkkejä
- Tulkintaa?
Arkistointisuunnitelma vai tiedonohjaus?
- Arkistointi ja sen periaatteet
- Sähköinen arkistointi
Kouluttaja: Tieto- ja teknologia asiantuntija Jarkko Koivuniemi
Hinta: 550 € /hlö+ ALV
Samasta organisaatiosta lisäosallistujat webinaariin -50 %
Tilaisuuden järjestäjänä toimii YritysAkatemia, joka hoitaa käytännön järjestelyt ja laskutuksen.
Peruuttaminen:
Estyneen tilalle voidaan vaihtaa toinen osallistuja kuluitta. Myöhemmin kuin 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä peruutuksista tai peruuttamatta jätetystä ja käyttämättömästä koulutuspaikasta veloitetaan osallistumismaksu kokonaisuudessaan. Peruutus on tehtävä sähköpostilla aspa@aluepro.fi.
Varaamme oikeuden muutoksiin, ja siirtää jo sovittuja lähikoulutuksia myöhempään ajankohtaan, tai muuttaa etäkoulutuksiksi. Koulutus saattaa siirtyä tai peruuntua mm. viranomaismääräysten vuoksi tai vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Muutosten osalta tiedotamme osallistujia erikseen.
Webinaariosallistuja:
- Saat viimeistään edellisenä päivänä ennen tilaisuutta sähköpostiisi ohjeet, koulutusaineiston ja rekisteröitymislinkin, josta pääset seuraamaan lähetystä.
- Tilaisuus lähetetään suorana, voit osallistua helposti etänä omalta koneeltasi.
- Kaikki webinaariin ilmoittautuneet saavat tallenteen käyttöoikeuden 7-30 päiväksi, eli tilaisuuteen kannattaa ilmoittautua, vaikka ajankohta ei sopisikaan kalenteriisi.
- Muista varmistaa, että tietokoneesi internetyhteys toimii, koneen ääniresurssit ovat käytössä ja äänenvoimakkuus sopivalla tasolla.
- Suosittelemme kuulokkeiden käyttöä.