Asiakirjojen ja tiedon säilytysajat
Asiakirjojen ja tiedon säilytysajat Suomessa määräytyvät useiden tekijöiden kuten lainsäädännön, organisaation toiminnan tarpeiden ja tietojen käyttötarkoituksen perusteella. Yleisesti ottaen säilytysajat voidaan jakaa määräaikaiseen ja pysyvään säilytykseen. Jotkut asiakirjat voi hävittää jo piankin siitä, kun ne ovat syntyneet tai saapuneet.
Tämä koulutus kertoo perusteet säilytyksestä ja arkistoinnista lyhyesti. Tervetuloa säilytyksen ja arkistotoimen starttiin.
Kenelle
Julkisen hallinnon työntekijät, arkistonhoitajat, tietohallinnon asiantuntijat, sihteerit, tietosuojavastaavat, asiakirjahallinnon ja arkistoinnin parissa toimivat.
Sisältö
- Johdanto
- Termejä
- Muuttuvan lainsäädännön vaikutus arkistointi-termiin
- Asiakirjojen elinkaari ja säilytysaikojen perusteet
- Tiedon elinkaaren vaiheet
- Säilytysajan määrittämisen perusteet
- Säilytysaikojen tarkoitus: toiminnalliset, juridiset ja historialliset syyt
- Tietojohtaminen ja tiedon arvo organisaatiossa
- Lainsäädäntö ja muu sääntely
- Tiedonhallintalaki ja arkistolaki
- Tietosuojalainsäädäntö
- Muu lainsäädäntö
- Säilytysaikasuositukset
- Tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositukset
- Muut säilytysaikasuositukset
- Organisaation omat tarpeet
- Määräaikainen säilytys
- Pysyvä säilytys ja arkistointi
- Arvonmääritys
- Asiakirjan säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon määrittäminen
- Kansallisarkiston rooli?
- Säilytysaikojen määrittämisen esimerkkejä
- Taloushallinto, HR, asiakastiedot
- Säilytysaikojen määrittely käytännössä
- Miten laaditaan arkistonmuodostussuunnitelma/tiedonhallintasuunnitelma tai tiedonohjaussuunnitelma?
- Esimerkkejä asiakirjatyypeistä ja niille suositelluista säilytysajoista
- Muuttuvat säilytysajat
- Tiedon säilyttämisen riskit ja tietosuojanäkökulmat
- Liian pitkät vs. liian lyhyet säilytysajat
- Henkilötiedot ja niiden hävittäminen
- Digitaalisen tiedon hallinta ja tietoturva
- Aikaa kysymyksille ja keskustelulle
Kouluttaja: Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija Hanna Martikainen Tiedos
Hanna on työskennellyt mm. asianhallinnan asiantuntijana ja hänellä on tiedonhallintaan liittyviä palveluja ja tuotteita tarjoava yritys, Tiedos. Hänen asiakkaitaan ovat niin yksinyrittäjät kuin isot yritykset ja julkishallinnon organisaatiotkin. Hannan koulutukset sisältävät luennon lisäksi tehtäviä ja keskustelua. Hanna on suorittanut asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon ja valmistunut filosofian maisteriksi Turun yliopistosta pääaineenaan arkeologia ja sivuaineinaan liiketoimintaosaaminen, Suomen historia, museologia ja kansatiede.
Hinta: 310 € julkishallinto tai 390 € yksityinen sektori /hlö+ ALV 25,5 %
Samasta organisaatiosta kaikki lisäosallistujat puoleen hintaan!
Huom. Lisäosallistuja tarjous edellyttää yhden normihintaisen osallistumisen ja ei yhdistetä muihin etuihin.
Peruuttaminen:
Estyneen tilalle voidaan vaihtaa toinen osallistuja kuluitta. Myöhemmin kuin 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä peruutuksista tai peruuttamatta jätetystä ja käyttämättömästä koulutuspaikasta veloitetaan osallistumismaksu kokonaisuudessaan. Peruutus on tehtävä sähköpostilla aspa@aluepro.fi.
Varaamme oikeuden muutoksiin, ja siirtää jo sovittuja lähikoulutuksia myöhempään ajankohtaan, tai muuttaa etäkoulutuksiksi. Koulutus saattaa siirtyä tai peruuntua mm. viranomaismääräysten vuoksi tai vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Muutosten osalta tiedotamme osallistujia erikseen.