Tiedonhallinnan perusteet – Tiedonhallintasuunnitelma ja tietosuojalainsäädännön merkitys
Tiedonhallinta sekä arkistointi sen osana on organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Asiakirjojen säilyttäminen edellyttää usein lain velvoitteiden noudattamista. Toisaalta säilyttäminen sisältyy tiedolla johtamisen kulttuuriin: mitä tehtiin tai mitä ei tehty?
Tiedonhallinta ja arkistointi tuntuvat olevan ongelma monessa yrityksessä. Aina ei tiedetä, mitä asiakirjoja pitää säilyttää ja kuinka kauan, joten asiakirjoja säilytetään liian pitkiä aikoja ja arkistoidaan turhaan. Organisaation tulisi laatia ohje, joka helpottaa asiakirjojen käyttöä, ylläpitoa ja hallintaa. Tätä kutsutaan esimerkiksi nimellä tiedonhallintasuunnitelma. Sähköisen tiedon osalta puhutaan tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS), joka koskee järjestelmissä olevaa sähköistä tietoa.
Kenelle: Koulutus sopii erityisesti yritysten ja organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaaville sekä esim. HR-, talous- ja palkanlaskentahenkilöstölle. Organisaation on tiedettävä asiakirjojen ja tiedon säilyttämisen vaatimukset!
Johdanto
- Termejä
- Muuttuneen lainsäädännön vaikutus arkistointi-termiin
- Arkistointi ja pysyvä säilyttäminen
- Asiakirjojen ja asiakirjatiedon synty ja saapuminen
- Tiedon elinkaaren vaiheet
Miksi tiedonhallinta on tärkeää ja kenellä on vastuu tiedonhallinnasta?
- Asiakirjatiedon merkitys yritykselle tai organisaatiolle
- Tieto pääomana
- Resurssien säästö
- Tiedonhallinta kilpailuvalttina
- Vastuu tiedonhallinnasta
Tiedonhallinta erilaisissa organisaatioissa
- Yksityinen vs. julkinen sektori
- Lähtökohta: suorittaako organisaatio julkista tehtävää?
- Lainsäädännön erot
Sähköinen säilyttäminen ja arkistointi
- Sähköinen arkistointi ja pitkäaikaissäilytys
- Sähköiset arkistot
- Operatiiviset järjestelmät
- Tarvitseeko tulostaa?
- Digitointi
Tiedonhallintasuunnitelman tavoitteet ja prosessit
- Tiedon elinkaaren hallinta
- Vieläkö tarvitaan arkistonmuodostussunnitelma (AMS)?
- Tiedonhallintasuunnitelma
- Automaattisen tiedonohjauksen hyödyt
- TOS:n laatiminen
- Tiedonohjausjärjestelmät
- Asia = prosessi
- Asianhallintajärjestelmät
- Esimerkkejä prosesseista
- Tiedonhallintamalli
- Uusi arkistointilaki ja tiedonhallintalain muutokset
- Arkistointisuunitelma?
- Tiedonhallintamallin esimerkkirakenne
- Demot: tiedonhallintamalli, tiedonhallintasuunnitelma
- Automaatio ja tekoäly
Asiakirjojen ja tietojen säilytysajat suunnitelman olennaisena osana
- Arvonmääritys ja seulonta
- Lainsäädäntö ja muu sääntely
- Säilytysaikasuositukset ja organisaation omat tarpeet
- Esimerkkejä: lait/sääntely, tiedonhallintalautakunnan ja Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikasuositukset, puhtaasti organisaation oma tarve
- Case: Kirjanpitoaineiston säilytysajat ja -vastuu
- Case: SOTEa koskeva laki
- Demo: säilytysaikasuositus (+ sääntely)
- Asiakirjatiedon hävittäminen
Tietosuoja, tietoturva ja tiedonhallinta
- Asiakirjatiedon julkisuus
- Tietojen luovuttaminen
- Tietojen pyytäjän tunnistaminen ja tietojen lähetystapa
- Muuta tietopalveluun liittyvää
- Henkilötietojen käsittely
- Case: Suoramarkkinointi
- Asiakirjatieto ja tietosuojalainsäädännön merkitys
- Case: Asiakastietojen puuttuva säilytysaika
- Case: Säilytysajat vuosina tietosuojaselosteessa
- Tietosuojaan ja -turvaan liittyen huomioitava
- Case: Asianhallintajärjestelmä
- Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta
- Varautuminen ja poikkeusolot
- Säilytysolosuhteet ja vaurioitunut ja käyttökelvoton aineisto
Tiedonhallintasuunnitelma/TOS/tiedonhallintamalli + ”arkistointisuunnitelma” toimivana arjen työkaluna ja ohjenuorana
- Yleisimmät virheet ja miten ne vältetään
- Yhteenveto yrityksissä erityisesti huomioitavista asioista
Lopuksi
- Historian, nykyhetken ja tulevaisuuden rajapinnat
- Aikaa kysymyksille ja keskustelulle
Kouluttaja: Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija, Hanna Martikainen / Tiedos
Hinta: 550€/hlö+ ALV
Samasta organisaatiosta lisäosallistujat etäkoulutuksiin -50 %
Tilaisuuden järjestäjänä toimii YritysAkatemia, joka hoitaa käytännön järjestelyt ja laskutuksen.
Peruutusehdot
Estyneen tilalle voidaan vaihtaa toinen osallistuja kuluitta. Peruutuksesta ja 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä muutoksista veloitetaan toimistokuluina 15 % koulutuksen hinnasta. Myöhemmin kuin 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä peruutuksista tai peruuttamatta jätetystä ja käyttämättömästä koulutuspaikasta veloitetaan osallistumismaksu kokonaisuudessaan. Peruutus on tehtävä kirjallisesti info@yritysakatemia.fi tai aspa@aluepro.fi.
Varaamme oikeuden muutoksiin, ja siirtää jo sovittuja koulutuksia myöhempään ajankohtaan, tai muuttaa etäkoulutuksiksi. Koulutus saattaa siirtyä tai peruuntua vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Muutosten osalta tiedotamme osallistujia erikseen, YritysAkatemialla on oikeus peruuttaa koulutustilaisuus ilman korvausvelvollisuutta ilmoittamalla asiakkaalle siitä sähköpostilla viimeistään 4 arkipäivää ennen tilaisuuden ajankohtaa.
Etäkoulutus
Saat edellisenä päivänä ennen tilaisuutta sähköpostiisi ohjeet, koulutusaineiston ja rekisteröitymislinkin, josta pääset seuraamaan lähetystä. Koulutusaineisto saatetaan joskus lähettää kouluttajan toiveesta myös jälkikäteen.
YritysAkatemian etäkoulutuksiin sisältyy henkilökohtainen tallenne, joka lähetetään koulutuksesta seuraavan kahden arkipäivän kuluessa.
Etäkoulutusosallistujat:
- Saat viimeistään edellisenä päivänä ennen tilaisuutta sähköpostiisi ohjeet, koulutusaineiston ja rekisteröitymislinkin, josta pääset seuraamaan lähetystä.
- Tilaisuus lähetetään suorana, voit osallistua helposti etänä omalta koneeltasi.
- Kaikki etäkoulutukseen ilmoittautuneet saavat tallenteen käyttöoikeuden 7-30 päiväksi, eli tilaisuuteen kannattaa ilmoittautua, vaikka ajankohta ei sopisikaan kalenteriisi.
- Muista varmistaa, että tietokoneesi internetyhteys toimii, koneen ääniresurssit ovat käytössä ja äänenvoimakkuus sopivalla tasolla.
- Suosittelemme kuulokkeiden käyttöä.