Henkilöstöhallinnon tiedonhallinta & arkistointi ja niiden kehittäminen
Henkilöstöhallinto tuottaa jatkuvasti oikeudellisesti merkittävää, sekä määräajan että pysyvästi säilytettävää ja tietosuojan kannalta erityisen herkkää tietoa. Tietoa syntyy koko työsuhteen elinkaaren ajan rekrytoinnista palvelussuhteen päättymiseen ja hieman näiden ulkopuolellakin. Tieto on hajallaan HR- ja palkkajärjestelmissä, sähköpostissa, lomakepalveluissa ja yhä useammin myös tekoälyavusteisissa työkaluissa. Samalla lainsäädäntö ja sen tulkinta muuttuvat, ja uudistunut arkistolainsäädäntö on muuttanut sitä, mitä arkistoinnilla ja pysyvällä säilyttämisellä tarkoitetaan. Sähköinen säilyttäminen on nykyään lähtökohta, ja ”varmuuden vuoksi säilyttäminen” ei enää kestä tarkastelua.
Koulutuksessa käydään käytännönläheisesti läpi, miten henkilöstöhallinnon tietoa hallitaan sen koko elinkaaren ajan. Aiheina ovat tiedon synty, käyttö ja säilyttäminen sekä lopulta arkistointi tai hallittu hävittäminen.
Keskeisessä osassa ovat tiedonhallinnan suunnittelun työkalut: tiedonhallintamalli ja ”arkistointisuunnitelma” sen osana sekä tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Henkilöstöhallinnon tietojen säilytysaikoja käsitellään konkreettisten esimerkkien avulla. Lisäksi perehdytään henkilötietojen käsittelyyn, käyttöoikeuksiin ja käytönvalvontaan, varautumiseen ja poikkeusoloihin sekä tiedonhallinnan suunnittelun yleisimpiin virheisiin ja niiden välttämiseen. Demoissa tarkastellaan esimerkkejä tiedonhallintamallia, tiedonhallintasuunnitelmaa ja TOS:ia sekä osallistujien tarpeiden mukaan valittuja säilytysaikoja.
Kenelle
Koulutus on tarkoitettu henkilöstöhallinnon parissa työskenteleville sekä tiedonhallinnan ja arkistoinnin asiantuntijoille. Se sopii myös esihenkilöille, jotka haluavat ajantasaisen kokonaiskuvan henkilöstötiedon hallinnasta ja sen kehittämisestä.
Tavoite
Tavoitteena on, että osallistuja ymmärtää tiedonhallinnan ja arkistoinnin keskeiset käsitteet sekä muuttuneen lainsäädännön vaikutukset henkilöstöhallinnon työhön, tunnistaa oman organisaationsa henkilöstöhallinnon tiedonhallinnan lähtökohdat ja velvoitteet, osaa määritellä ja perustella henkilöstöhallinnon asiakirjojen ja tietojen säilytysajat sekä hyödyntää tiedonhallintamallia ja TOS:ia toimivina arjen työkaluina. Lisäksi osallistu tunnistaa tietosuojan, tietoturvan ja poikkeusoloihin varautumisen vaatimukset HR-tiedon käsittelyssä ja saa konkreettisia keinoja kehittää organisaation HR-tiedonhallintaa sujuvammaksi ja lainmukaiseksi.
Sisältö
Johdanto
- Termejä
- Muuttuneen lainsäädännön vaikutus arkistointi-termiin
- Arkistointi ja pysyvä säilyttäminen
- Asiakirjojen ja asiakirjatiedon synty ja saapuminen
- Tiedon elinkaaren vaiheet
Tiedonhallinta erilaisissa organisaatioissa
- Yksityinen vs. julkinen sektori
- Lähtökohta: suorittaako organisaatio julkista tehtävää?
- Lainsäädännön erot
Tiedon säilytysmuodot
- Analogisen aineiston säilyttäminen ja arkistointi
- Sähköinen arkistointi ja pitkäaikaissäilytys
- Sähköiset arkistot
- Tiedon säilyttäminen ja arkistointi operatiivistissa järjestelmissä
- Tarvitseeko tulostaa?
- Digitointi
Henkilöstöhallinnon tiedonhallinnan ja arkistoinnin suunnittelun tavoitteet ja prosessit
- Tiedon elinkaaren hallinta ja sen suunnittelu
- Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
- Automaattisen tiedonohjauksen hyödyt
- Tiedonohjausjärjestelmät
- Asia = prosessi
- Asianhallintajärjestelmät
- Esimerkkejä henkilöstöhallinnon prosesseista
- Tiedonhallintamalli
- Uusi arkistointilaki ja tiedonhallintalain muutokset
- Arkistointisuunitelma?
- Tiedonhallintamallin esimerkkirakenne
- Demot: tiedonhallintamalli, tiedonhallintasuunnitelma, TOS
- Automaatio ja tekoäly
Henkilöstöhallinnon asiakirjojen ja tietojen säilytysajat
- Arvonmääritys ja seulonta
- Lainsäädäntö ja muu sääntely
- Säilytysaikasuositukset ja organisaation omat tarpeet
- Esimerkkejä ja tapausesimerkkejä henkilöstohallinnon säilytysajoista: lait/sääntely, säilytysaikasuositukset, puhtaasti organisaation oma tarve
- Demo: katsotaan erilaisia henkilöstöhallinnon tietojen säilytysaikoja osallistujien tarpeiden mukaan
- Asiakirjatiedon hävittäminen
Tietosuoja, tietoturva ja henkilöstöhallinnon tiedonhallinta
- Henkilötietojen käsittely
- Asiakirjatieto ja tietosuojalainsäädännön merkitys
- Case: Säilytysajat vuosina tietosuojaselosteessa
- Tietosuojaan ja -turvaan liittyen huomioitava
- Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta
- Varautuminen ja poikkeusolot
- Säilytysolosuhteet ja vaurioitunut ja käyttökelvoton aineisto
Tiedonhallintasuunnitelma/TOS/tiedonhallintamalli + ”arkistointisuunnitelma” henkilöstöhallinnon toimivana arjen työkaluna ja ohjenuorana
- Yleisimmät virheet ja miten ne vältetään
Lopuksi
- Yhteenveto
- Aikaa kysymyksille ja keskustelulle
Ohjelmaan saattaa tulla pieniä lisäyksiä ja/tai muutoksia asioiden esitysjärjestykseen ja sisältö saattaa päivittyä ajankohtaisten muutosten mukaiseksi.
Kouluttaja: Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija Hanna Martikainen Tiedos
Hanna on työskennellyt mm. asianhallinnan asiantuntijana ja hänellä on tiedonhallintaan liittyviä palveluja ja tuotteita tarjoava yritys, Tiedos. Hänen asiakkaitaan ovat niin yksinyrittäjät kuin isot yritykset ja julkishallinnon organisaatiotkin. Hannan koulutukset sisältävät luennon lisäksi tehtäviä ja keskustelua. Hanna on suorittanut asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon ja valmistunut filosofian maisteriksi Turun yliopistosta pääaineenaan arkeologia ja sivuaineinaan liiketoimintaosaaminen, Suomen historia, museologia ja kansatiede.
Hinta: 310 € julkishallinto tai 390 € yksityinen sektori /hlö+ ALV 25,5 %
Samasta organisaatiosta kaikki lisäosallistujat puoleen hintaan!
Huom. Lisäosallistuja tarjous edellyttää yhden normihintaisen osallistumisen ja ei yhdistetä muihin etuihin.
Peruuttaminen:
Estyneen tilalle voidaan vaihtaa toinen osallistuja kuluitta. Myöhemmin kuin 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä peruutuksista tai peruuttamatta jätetystä ja käyttämättömästä koulutuspaikasta veloitetaan osallistumismaksu kokonaisuudessaan. Peruutus on tehtävä sähköpostilla aspa@aluepro.fi.
Varaamme oikeuden muutoksiin, ja siirtää jo sovittuja lähikoulutuksia myöhempään ajankohtaan, tai muuttaa etäkoulutuksiksi. Koulutus saattaa siirtyä tai peruuntua mm. viranomaismääräysten vuoksi tai vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Muutosten osalta tiedotamme osallistujia erikseen.